Excel import module

Stamgegevens

In de stamgegevens wordt een sjabloon gemaakt. Er moet de keuze worden gemaakt voor een template voor een inkooporder of een verkooporder. Dit kan altijd worden aangepast. Met het geavanceerd importeren van Excel bestanden, hoeven niet meer alle gegevens in iedere regel van het importbestand opgenomen te worden. Er kan een specifieke cel geselecteerd worden om gegevens te importeren. Denk hierbij aan een referentie, bootnaam of afleverlocatie GLN.

Met het tweede vinkje kan worden aangegeven of de relatie die is ingegeven, ook daadwerkelijk de relatie is waarvoor de order moet worden gemaakt. Als dit niet zo is, moet uit het excelbestand duidelijk worden voor welke relatie de order moet worden. Er moet ook een sjabloonregel zijn om de relatie in te lezen.

Incl. specificatie kan worden aangevinkt als er gebruik wordt gemaakt van bekende pallets (bij de inkoop) of partijen (bij de verkoop). Via sjabloonregels kan worden aangegeven welke kolommen van het excelbestand moeten worden ingelezen.

Relatiekoppeling

Bij het importeren wordt gevraagd om een relatie koppeling te leggen. Hiermee kun je per leverancier of klant vastleggen welk artikel bedoeld wordt. De relatiekoppelingen zijn te beheren in de stamgegevens onder Relatiekoppelingen. Deze koppeling moet ook gelegd worden voor locaties, palletverpakkingen en relaties.

Importeren

De sjablonen om een inkooporder te importeren zijn terug te vinden onder het menu Inkoop > Importeer inkoop sjablonen. Hier kan het excel bestand worden ingelezen met behulp van het juiste sjabloon. Het bestand moet wel eerst opgeslagen zijn en kan niet gelijk uit de mail worden geïmporteerd. 

Als het bestand is geïmporteerd, wordt eerst een korte samenvatting weergegeven van de orderregels die geïmporteerd gaan worden. Als er nog relatie koppelingen missen of er fouten worden gevonden voor het inlezen, worden die hier weergegeven. Er wordt op dit moment nog geen order gemaakt. Het is mogelijk om voor verschillende regels, verschillende data en inkoop locaties in te voeren door de regel te selecteren en de knoppen in het linkermenu te gebruiken.

Met de knop ‘Orders genereren’, kan de inkooporder worden aangemaakt. Deze is terug te vinden tussen de rest van de inkooporders.

Door te kiezen voor ‘Voorvertoning en samenvoegen’ wordt de mogelijkheid gegeven om artikelen te wijzigen voordat de inkooporder gemaakt wordt. Hierna kan gekozen worden om de wijziging door te voeren of de container te herstellen.
Met doorvoeren komt het nieuwe artikel op deze pallet te staan. Met container herstellen, worden de pallets in de originele staat teruggezet. Het is maar één keer mogelijk om artikelen in te lezen.